嘿，同事，别把我当个拿着红笔现学现卖的老师，我这儿就是当年那个被邮件轰炸得稀里哗啦、目前只想混个脸熟的小白。想搞懂如何发电子邮件，实际上没那么高深，说白了就是给脑子搭个路，把内容往对方嘴里塞，顺便把对方也拉到你的频道里来。咱们不说那些虚头巴脑的“职场礼仪”，就聊点实在的，如何把脑子里那点乱糟糟的想法，变成对方能一眼看懂的一行字。 这玩意儿乍一看挺好办，点击发送那个按钮不就是完事儿了吗？不是，那玩意儿是合同。发了一封，对方还得一条条点开，还得看里面有没有错别字，格式对不对，就连有时候连公司品牌色都配错。
这就好比你去菜市场买菜，你得看标价儿准不准，叶子塌没塌，手感顺不顺。邮件这东西，讲究的就是个“清楚度”，要是哪位让你写的时候心里慌慌的，要么脑子里还在蹦迪，那你发出去的东西绝对是一堆垃圾，对方只会认定这人邋里邋遢。 自然，写邮件也不是让你把文件整理得像个说明书。忒死板地罗列内容，反而显得没思路。你得有来有往，像咱们聊天一样自然，但别忒随意，毕竟这是工作场合。我有个哥们儿的例子挺有意思，他之前发一封催款要么汇报工作的邮件，开头就把自己比作“前线指挥官”，语气激昂，结局对方直接拉黑，连个回复都没有。
后来他改成了平时讲话的语气，开头说“嘿，最近项目那边有点堵，我想跟你说句心里话”，再跟上具体进展，结局对方秒回，就连主动提了个茬。
这就是用对了“频道”，对方才能接得住你的话，不会认定你在没事找事。 说到具体如何张罗语言，别总想着把你所有的想法都塞进去。人脑记不住那么多东西，邮件就是个小记事本。你得抓重点。
比如你做 PPT 来讲课，要是满屏都是密密麻麻的文字，学生直接飞走，只记得标题；要是你关键框架放了一两行字，重点数据加粗了，他们就能记住。写邮件也一样，别指望对方从头读到底。把那些无意义的废话删掉，比如“尊敬的领导：关于上个季度的数据报表、会议记录、还有上周三下午三点在会议室的聊聊结局，现将文件递交给您审核”。一句话不够，那就把相关链接、附件渲染出来，要么直接转成文本。
这样对方点开一看，就像看到了你刚刚说的话，而不是被一堆文件吓到了。 还有那个格式，目前大家都挺讲究的。别总用那种纯文本网格，对方看久了眼会累的。最好用带点字体的段落，关键的数字、日期、人名都加粗标红，就像你平时发微信、看通知那样醒目。图片啥的，要是里面要放截图要么图表，记得加上说明，要么用文字描述清楚，不然对方还得费劲琢磨图里到底啥意思。
有时候一张图胜过千言万语，但这前提是图得说得清。 数据这东西，在邮件里可不能当忽悠棍。得给数字吃点钙，别光把数字扔在那儿让人猜。
比如你汇报业绩，别说“业绩增长挺快”，得说“比去年同期增长了百分之二十”。别说“搭伙挺紧密”，得说“三方搭伙达成率提升了百分之十五”。数据要是飘了，那就像没吃饱的胖子，步行一摇一晃。具体的例子嘛，比如去年我们部门改了流程，目前新员工入职流程用那个新系统，申请审批的工夫从原来的三天缩短到了半天，直接帮公司省下了不少工夫成本。
这种实实在在的对比，比一句漂亮的口号管用得多。 自然，邮件写作也得看对象。发给老板的，分量得重，结构要稳，点题要准；发给同事的，就省事点，能够略微活泼点，用词能够随意些，就连带点幽默感，反正别忒拘谨。
比如给家人发个关于家里修了水管、买了新家电的长文，比给同事发“今天天气不错”这种问候强多了。写邮件最大的忌讳就是忒啰嗦，越写越长，对方越读越烦躁。
记住，你的目标是让对方读完之后，心里有个数，知道这事儿incoming了，接下来该如何办。 刚启动我也犯过这种毛病，非要写几万字，结局对方直接拉黑。
后来我就改策略了，哪怕只有一两行字也好，先说结论，再说缘由，最终附带一张图。目前大家看邮件的速度比打字普遍快多了，只要你把重点拎出来，把逻辑理顺了，哪怕你打字慢，对方也能跟上你的节奏。 最终说句掏心窝子的，写邮件这事儿，核心就如此个词：真诚。别为了赶工夫要么习惯而把话说得干巴巴的，适当加一点表情符号要么语气词，能让人读起来不费劲。
比如“收到，明白”换成“收到，没难题，走起”，别看有点小偏差，但多了几分人情味。好了，前面的那些条条框框就都放那儿去，咱们目前就启动动手，把你脑子里那些乱七八糟的想法，包浆成一封发出去的好邮件，让收件人认定你是个靠谱的好人。
要是发出去后对方回你，那你就能知道这封信写得值不值得，值不值，你自己心里就有数了。